Digitalizzazione dei libri sociali: l’efficienza documentale

L’articolo 2215-bis del Codice Civile e l’articolo 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD D.lsg 82/2005) hanno definito la possibilità (non l’obbligo) per le imprese di tenere i libri sociali anche in formato digitale, in alternativa al cartaceo. Questa evoluzione normativa offre alle società evidenti benefici nelle attività quotidiane, che diventano più rapide e facili da gestire.

Inoltre, mediante il processo di digitalizzazione i libri sociali vengono generati e conservati nativamente in formato digitale a differenza della “dematerializzazione”, nell’ambito della quale i documenti nascono cartacei e vengono trasformati in digitale. La digitalizzazione, pertanto, è un metodo che permette di eliminare completamente l’uso della carta impattando così positivamente anche la dimensione ambientale dell’operatività di ciascuna azienda.

Quali sono i libri sociali e a cosa servono?

I libri sociali sono dei documenti ufficiali che contengono informazioni sulle funzioni e le attività svolte dagli organi sociali. Lo scopo dei libri sociali è quello di garantire trasparenza e controllo nella gestione societaria, permettendo di tracciare le decisioni e le operazioni effettuate dagli organi sociali. Inoltre, le società di capitali hanno alcuni organi con specifiche funzioni di gestione e di controllo che devono registrare ogni decisione e ogni operazione su appositi libri.

I vantaggi della digitalizzazione dei libri sociali

La digitalizzazione dei libri sociali consente di garantire:

• il loro pieno valore probatorio;

• la trasparenza del contenuto;

• una maggiore sicurezza contro i casi di sottrazione e distruzione;

• la riduzione dell’utilizzo della carta;

• una maggiore rapidità nella consultazione;

• la velocizzazione della raccolta delle firme necessarie.

Ulteriori vantaggi consistono in:

• maggiore efficienza nella gestione documentale;

• riduzione del rischio di errore;

• migliore accessibilità e fruibilità dei documenti;

• impiego di minori risorse;

• sicurezza dei dati e delle informazioni.

La modalità di tenuta e l’aggiornamento dei libri digitalizzati

I libri sociali digitalizzati devono avere le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità. Ai sensi dell’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014, per garantire l’immodificabilità e l’integrità del documento è necessario:

• apporre una firma elettronica qualificata o una firma digitale ad ogni documento creato;

• memorizzare i documenti su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza;

• salvare il documento in un apposito sistema di conservazione.

Mediante l’apposizione della firma elettronica o della firma digitale, i documenti hanno la stessa efficacia probatoria dei documenti cartacei.

Vi sono comunque gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalla legge che sono assolti mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale (che stabilisce la data certa) e della firma digitale del legale rappresentante della società o di altro soggetto dal medesimo delegato (rimane l’obbligo di assoggettamento dei libri sociali all’imposta di bollo ed al pagamento della tassa di concessione governativa).

La legge prevede che la marca temporale debba essere apposta almeno una volta l’anno. A differenza dei libri cartacei non c’è una procedura di istituzione preventiva del libro che deve essere numerato e vidimato dal notaio, è sufficiente l’apposizione ex-post della marca temporale.

In questo contesto Cerved ha realizzato, supportata da Archiva Group, un progetto di digitalizzazione dei propri libri sociali, come elemento del processo di trasformazione digitale finalizzato a migliorare l'efficienza e la trasparenza. In questo modo i libri saranno facilmente e velocemente reperibili senza più limiti di spazio e vincoli di disponibilità temporale per accedervi.

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