Sistema di segnalazione - Whistleblowing

Cerved Group e tutte le società del Gruppo Cerved hanno adottato una Procedura e specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, di presunte irregolarità.

Si invitano tutte le “Persone di Cerved” nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con il Gruppo Cerved a segnalare qualsiasi violazione rilevante di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con Cerved Group e/o con il Gruppo Cerved.

La segnalazione può avere ad oggetto:

• violazioni del Codice Etico di Gruppo,
• condotte illecite, rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e violazioni del Modello 231;
• violazioni delle procedure adottate dalle Società del Gruppo;
• tematiche di Financial Integrity (ad esempio: violazioni in materia contabile, frodi societarie, furti, utilizzo non corretto delle risorse aziendali);
• tematiche di Business Integrity (ad esempio: condotte scorrette nella gestione degli affari, eventi dannosi che coinvolgono la clientela, conflitti di interesse) che includono anche quanto segue:

1. condotte illecite, rilevanti ai sensi delle normative applicabili alle attività svolte dal Gruppo;
2. comportamenti, atti od omissioni che consistono in: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Cerved garantisce la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità senza il consenso espresso della stessa persona segnalante.

I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.

Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.

Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni.

Le segnalazioni devono essere inviate attraverso il Canale Digitale di Segnalazione – studiato per garantire facilità di utilizzo, anonimato, confidenzialità e riservatezza – accessibile da qualsiasi pc, tablet o smartphone attraverso il presente link.

Si raccomanda al segnalante di accedere periodicamente al Canale Digitale di Segnalazione per verificare l’eventuale presenza di richieste di chiarimenti relative alla segnalazione inoltrata.

È possibile ricorrere anche ai seguenti canali interni alternativi al Canale Digitale di Segnalazione, la cui gestione è ispirata ai medesimi principi di riservatezza e tutela dell’anonimato secondo i limiti del canale alternativo utilizzato, di seguito indicati:

• posta elettronica ai seguenti indirizzi (riportando la dicitura “Riservata/Confidenziale”), accessibili esclusivamente al Responsabile del Sistema di ciascuna società del Gruppo:

1. per Cerved Master Services S.p.A.: whistleblowingCMS@cerved.com
2. per Cerved Rating Agency S.p.A.: whistleblowingCRA@cerved.com
3. per utte le altre Società del Gruppo: whistleblowing@cerved.com

• posta ordinaria agli indirizzi di ciascuna società del Gruppo presso la rispettiva sede legale (si veda la sezione Contatti del sito), all’attenzione del “Responsabile del Sistema” riportando la dicitura “Riservata/Confidenziale”
• attraverso un incontro con il Responsabile del Sistema, il quale, subordinatamente al consenso della persona segnalante, documenterà la segnalazione, se possibile, all’interno del canale digitale di segnalazione, in presenza del segnalante, chiedendo poi conferma dei contenuti ed acquisendo, laddove possibile, la sottoscrizione di quanto segnalato
• segnalazioni in forma orale che potrà essere effettuata attraverso la linea telefonica non registrata alle seguenti numerazioni:

1. per Cerved Rating Agency SpA: +39 #31# 0802229115
2. per Cerved Master Services SpA: +39 #31# 0802229120
3. per le Società del Gruppo con Sede in Grecia: +39 #31# 0802229130
4. per le Società del Gruppo con Sede in Romania: +39 #31# 0802229125
5. per le segnalazioni riguardanti tutte le altre Società del Gruppo Cerved: +39 #31# 0802229110

Tutte le linee consentono di effettuare una segnalazione in lingua inglese. Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 08.30 alle 12.30 e dalle 14.30 alle 17.30.

La linea telefonica consente di contattare direttamente il Responsabile del Sistema che procederà a formalizzare la segnalazione all’interno del canale digitale mediante un resoconto dettagliato della conversazione. Al segnalante verrà comunicato il numero identificativo della segnalazione affinché possa accedere alla segnalazione, verificarla e/o chiedere rettifiche e infine approvarla tramite il canale di comunicazione riservato presente all’interno del canale digitale di segnalazione.

Si rinnova tuttavia l’invito a utilizzare il Canale Digitale di Segnalazione, salvo che per ragioni di carattere tecnico non sia possibile accedervi, poiché:

1. l’uso di canali alternativi non può garantire il medesimo livello di protezione dei segnalanti e di efficienza nella gestione delle segnalazioni;
2. in caso di segnalazione anonima, l’uso del Canale Digitale di Segnalazione è l’unica modalità che consente di chiedere chiarimenti al segnalante, mantenendo il suo anonimato.

La gestione dei suddetti canali di comunicazione è affidata al Responsabile del Sistema, ovvero:

• Responsabile Compliance & Risk Management, per Cerved Rating Agency SpA,
• Responsabile, Compliance, Risk Management & AML per Cerved Master Services SpA,
• la Funzione Internal Audit per tutte le altre Società del Gruppo, con il supporto di responsabili locali per le Società aventi sedi in Grecia e Romania.

Chiunque riceva una segnalazione al di fuori dei canali previsti provvede a trasmetterla, tempestivamente al Responsabile del Sistema competente.

Il riscontro alla segnalazione viene gestito dal Responsabile del Sistema della singola società destinataria della segnalazione, assieme alle funzioni e agli organi societari competenti che di volta in volta verranno individuati sulla base del contenuto della segnalazione stessa.

Il Responsabile del Sistema ha il compito di assicurare lo svolgimento del procedimento di gestione delle segnalazioni in conformità alle normative in vigore e alla procedura garantendo, altresì, che le verifiche relative alla segnalazione siano svolte nel minor tempo possibile e nel rispetto della completezza e accuratezza delle attività di istruttoria.

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione.

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.