In che modo un’azienda può migliorare la propria velocità di esecuzione? La gestione del tempo è una variabile imprescindibile per gestire, con efficienza, scelte strategiche e modelli organizzativi dettati da un contesto di mercato sempre più dinamico e sfidante. Da un punto di vista operativo, questo si traduce con l’esigenza di organizzare riunioni frequenti, mamolti studi hanno dimostrato che parteciparne a troppe può essere improduttivo per i seguenti motivi: Perdita di tempo: secondo una ricerca dell’Harvard Business Review, il management impiega in media oltre 18 ore a settimana in meeting, e molti manager affermano che gran parte di questo tempo sia sprecato; Distrazioni: riunioni frequenti interrompono il flusso di lavoro di un lavoratore; Decisioni “spalmate”: un eccesso di riunioni può disincentivare un contributo attivo, e quindi rimandare decisioni importanti; Eccesso di informazioni: lao condivisione di molte informazioni, anche non necessarie, rendono difficoltosa la focalizzazione sull’obiettivo; Mancanza di follow-up: in molte riunioni manca alla fine un chiaro piano di azione operativo.Ecco perché diventa sempre più importante adottare un approccio orientato alla gestione del time boxing, ovvero una “scatola temporale” di gestione del tempo, che prevede di stabilire in partenza entro quando svolgere una determinata azione. Ha l’obiettivo di focalizzare i partecipanti su progetto, risultato atteso e le azioni necessarie al raggiungimento. Affinché questo concetto sia rispettato, è necessario che tutti i partecipanti: – Comprendano fin da subito lo scopo della riunione;– Si preparino recuperando tutte le informazioni chiave;– Rispettino i vari punti all’ordine del giorno;– Stiano attenti a non “esondare” dagli argomenti da trattare;– Diano il proprio contributo per raggiungere l’obiettivo della riunione;– Concordino una serie di azioni operative qualora si debbano gestire determinate attività. Il Time box in Agile e la sua applicazione nel framework Scrum La metodologia Agile considera il time boxing un concetto fondamentale. L’eliminazione degli sprechi e il raggiungimento degli obiettivi implicano una corretta gestione del tempo, sia per le riunioni sia per le varie attività durante il ciclo di vita di un progetto. All’interno della metodologia Agile, anche il framework Scrum prevede una serie di eventi basati in primis sul concetto di Time Box: Sprint: ha una durata massima di 4 settimane, durante le quali il team agile lavora sull’incremento di prodotto; Sprint Planning: ha una durata massima di 8 ore, durante le quali il team agile pianifica il lavoro dello Sprint.; Daily Scrum: ha una durata massima di 15 min, durante i quali il team discute su eventuali impedimenti/vincoli per il raggiungimento dello Sprint Goal. Sprint Review: ha una durata massima di 4 ore, durante le quali il team agile e gli stakeholder “rivedono” l’incremento di prodotto rilasciato; Sprint Retrospecitive: ha una durata massima di 3 ore, durante le quali il team Agile ispeziona “se stesso” per capire cosa ha funzionato nell’ultimo Sprint, discute e pianifica potenziali miglioramenti. Il time box in Cerved L’implementazione di un approccio “time-box oriented” ha rappresentato una svolta significativa nella produttività e nell’efficienza del gruppo Cerved. Questo ha portato ad un aumento della produttività permettendo ai membri dei vari team di essere maggiormente focalizzati e motivati. Il tutto si è tradotto in una riduzione media significativa dei tempi di sviluppo del portafoglio progetti, consentendo di rispettare scadenze più brevi e di avviare simultaneamente più progetti, migliorando il time to market complessivo. L’utilizzo del Time Box ha quindi creato un contesto più efficiente, con processi decisionali più rapidi accelerati e completamento anticipato degli obiettivi. Conclusioni Per le organizzazioni diventa ormai fondamentale organizzare il lavoro al fine di massimizzare la produttività dei propri lavoratori. Ai manager ed ai vari dipendenti spetta il compito di formarsi in tal senso, al fine di ridurre gli sprechi di lavoro e massimizzare l’efficacia delle attività e delle riunioni di lavoro. Il framework Scrum suggerisce una serie di elementi utili a raggiungere l’obiettivo: il time box è un concetto fondamentale dal quale non si può più prescindere per raggiungere i risultati attesi. Vuoi saperne di più sulla Metodologia Agile, Framework Scrum e come ottimizzare il lavoro di un team? Leggi il nostro precedente articolo “Metodologia Agile, quando un team è in difficoltà?” e scopri di più. BUSINESSDATADIGITALIMPRESE E MERCATI